Koronavuosi on tuonut tullessaan uusia käytäntöjä ja mahdollistanut paljon hyvää uutta tekemistä, joka olisi kenties jäänyt kokeilematta pakon puuttuessa - tai ainakin ollut tahdiltaan verkkaisempaa. Tutut käytännöt ovat joutuneet uudelleenarvioitavaksi. Näin kävi myös lääkeyritysten tarvitsemille auditoinneille, joita emme koronarajoitusten vuoksi pystyneet järjestämään logistiikkakeskuksissa entiseen tapaan, toteavat laatujohtaja Anni Svala ja laadunvarmistusproviisori Elina Rintala.
Meille on ensiarvoisen tärkeää turvata lääkejakeluketjun jatkuvuus ja henkilöstömme terveys ja hyvinvointi. Sen vuoksi minimoimme kaikki vierailijakäynnit jo hyvin varhaisessa vaiheessa pandemian puhjettua. Samalla oli tärkeää pitää huoli siitä, että lääkeyritysasiakkaamme saavat hyvää palvelua ja kokevat, että hoidamme meille ulkoistetun lääkkeiden jakelutehtävän hyvin. Pohdimme asiakkaalle valmiiksi räätälöidyn ratkaisun, joilla mm. vuosittaiset GDP-jakelija-auditoinnit saadaan järjestettyä asianmukaisesti ja lainsäädännön vaatimukset huomioiden. Muuttuneen tilanteen vuoksi lähdimme rakentamaan yhteisauditointimallia, jossa kokenut ja lääkealalla hyvin tunnettu auditointeja tekevä kolmas taho auditoi toimintaamme asiakkaamme puolesta. Lisäksi lääkeyritysten suorittamat etäauditoinnit yleistyivät koronavuoden aikana.
Asiakaskohtainen auditointiagenda ohjaa yhteis- ja etäauditointia
Vuoden 2020 aikana järjestimme kaksi yhteisauditointia, joihin lääkeyritykset pystyivät halutessaan osallistumaan. Yhteisauditointimallissa lääkeyritys rakentaa auditointiagendan yhdessä kolmannen tahon kanssa. Varsinaisten auditointien lisäksi olemme järjestäneet myös erillisiä virtuaalikokouksia, joissa asiakaskohtaisia kysymyksiä on voitu käydä läpi suoraan asiakasyrityksemme kanssa.
- Halusimme rakentaa asiakkaidemme puolesta kustannustehokkaan mallin, joka täyttää lainsäädännön vaatimukset ja ottaa huomioon asiakkaan vaatimukset ja toiveet. Toivomme, että yhteis- ja etäauditointimallit jäävät osaksi normaaleja käytäntöjämme myös korona-ajan jälkeen, laatujohtaja Anni Svala summeeraa.
Auditoinneilla käydään yleensä läpi laaja kirjo GDP:n (Good Distribution Practise) edellyttämiä kokonaisuuksia. Tyypillisimpiä ovat esimerkiksi toimittaja-arvioinnit, henkilökunnan perehdytys- ja koulutusohjelmat sekä logistiikan prosesseihin liittyvät kokonaisuudet.
- Auditointiagenda on aina asiakkaan ja kolmannen tahon riskinarvion perusteella koottu kokonaisuus, jonka avulla pyritään saamaan mahdollisimman kattava käsitys toimintamme asianmukaisuudesta ja vaatimusten täyttymisestä, laadunvarmistusproviisori Elina Rintala toteaa.
Varastokierroksen luovat ratkaisut
Auditointiin kuuluu olennaisena osana myös varastokierros ja tilojen katselmointi. Yhteisauditoinneilla varastokierrokset ovat mahdollisia, jos auditoija on suojautunut hyvin. Tällöin kolmas taho toimii asiakkaan silmäparina ja korvina välittäen objektiivista tilannekuvaa asiakkaalle. Etäauditoinneilla olemme puolestaan lähettäneet reaaliaikaista kuvaa varastolta asiakkaalle. Tulevaisuudessa tahtotilanamme on lisätä Tamron kyvykkyyttä tällä saralla. Haluamme tarjota entistä parempia virtuaalisia palveluita, jotka eivät edellytä asiakkailtamme fyysistä läsnäoloa.
Asiakkailta saamamme palaute etä- ja yhteisauditoinneista on ollut positiivista. Kun matkustelu jää pois, auditointiin käytetty työaika tehostuu ja kustannussäästöäkin syntyy. Vaikka auditoinnin toteuttamisen tavat muuttuvat, on silti tärkeää huolehtia, että auditoinnin perusajatus säilyy samana. Kyseessä on edelleen pistotarkastusmainen näytteenotto, jolla pyritään varmistumaan toimijan vaatimustenmukaisuudesta ja palvelun laadusta. Auditoinnin onnistumisen kannalta on ensiarvoisen tärkeää, että auditoija on meistä riippumaton osapuoli ja toimii asiakkaan antamien ohjeistusten ja toiveiden sekä lainsäädännön edellyttämien määräysten mukaan.
Me Tamrossa haluamme jatkossakin olla eturintamassa helpottamassa asiakkaidemme arkea. Pandemia pakotti meidät pohtimaan asioita uudesta näkökulmasta. Sovelsimme samaa käytäntöä myös inventointeihin, joissa oli sama haaste vierailijarajoitusten vuoksi.
- Kun pandemia on joskus ohi, toki otamme asiakkaitamme vastaan tuttuun tapaan, mutta myös toivomme, että tämä uusi virtuaalinen malli toimisi rinnalla varteenotettavana vaihtoehtona, Svala ja Rintala ehdottavat.
